הובלת משרד קטן: המדריך לעסק שעושה את זה בפעם הראשונה
מדריך להובלת משרד של עד 15 עמדות בעסק שאין בו מנהל משרד ואין מחלקת IT.
במשרד גדול יש מנהלת משרד שמנהלת את המעבר, איש IT שמחבר את הרשת, ותקציב. במשרד קטן יש אתכם. אני שניר, ורוב מעברי המשרדים הקטנים שאני מלווה נראים כך: בעל העסק מנהל את המעבר בין פגישות, אף אחד בצוות לא עשה את זה קודם, ואין למי להאציל.
עיקרי הדברים
- משרד של עד 15 עמדות עולה 1,400 עד 2,600 ש"ח ונסגר ברוב המקרים ביום אחד.
- הצוות הוא 3 עד 4 מובילים.
- מספור העמדות מראש מקצר את הפריקה בכמחצית - זו הפעולה החשובה ביותר.
- ספק האינטרנט צריך לדעת ארבעה שבועות מראש. זה הסעיף שמעכב הכי הרבה.
- בעסק קטן, מי שמחליט חייב להיות בשטח ביום ההובלה.
המדריך הזה מיועד למשרד של עד כ-15 עמדות: קליניקה, סטודיו, משרד עורכי דין קטן, רואה חשבון, סוכנות ביטוח או סטארט-אפ בתחילת דרכו.
למה משרד קטן הוא מקרה אחר
בארגון גדול, המעבר הוא פרויקט מנוהל. בעסק קטן יש שלושה אילוצים שלא קיימים שם:
- אין מי שמנהל את זה במשרה מלאה. המעבר נדחק לשעות הערב ולסופי שבוע של בעל העסק.
- אין מחלקת IT. אין מי שינתק ויחבר, ולרוב יש ספק חיצוני שמגיע לשעתיים.
- כל יום השבתה מורגש מיד. בעסק של חמישה אנשים, יום אחד בלי טלפונים הוא יום אחד בלי הכנסות.
היתרון, ויש כזה: משרד קטן נסגר ביום אחד. אין כאן פרויקט של שבועיים.
מחיר: לפי מספר עמדות
| היקף | טווח מחיר | זמן | צוות |
|---|---|---|---|
| עד 5 עמדות | 1,400 - 1,800 ש"ח | 4 - 5 שעות | 3 מובילים |
| 6 - 10 עמדות | 1,800 - 2,200 ש"ח | 5 - 7 שעות | 3 - 4 מובילים |
| 11 - 15 עמדות | 2,200 - 2,600 ש"ח | 6 - 8 שעות | 4 מובילים |
| תוספת קומה ללא מעלית שירות | 30 - 80 ש"ח לקומה | - | - |
| תוספת מנוף הרמה | החל מ-450 ש"ח | - | - |
המחיר נסגר מראש אחרי שיחה או סיור. אפשר להתחיל מהמחירון או ממחשבון המחירים. לפרטי השירות המלא ראו הובלת משרדים.
הערה על תקציב: ההפרש בין שתי הצעות מחיר להובלת משרד קטן הוא לרוב כמה מאות שקלים. יום עבודה אבוד של חמישה עובדים עולה יותר. שווה לשקול את זה כשבוחרים לפי מחיר בלבד.
הדבר האחד שחייבים לעשות נכון: מספור עמדות
אם תיקחו מהמאמר הזה דבר אחד, שיהיה זה.
לפני ההובלה, מספרו את העמדות במשרד החדש, ותלו מדבקה עם המספר על כל פריט שיוצא מהישן.
- כל ארגז, שולחן, כיסא, מסך ומגירה מקבלים את מספר העמדה שאליה הם מיועדים.
- במשרד החדש תולים דף A4 עם המספר על כל עמדה, לפני שהמשאית מגיעה.
- פריטים משותפים מקבלים קוד נפרד: M למטבחון, S לחדר ישיבות, IT לארון התקשורת.
משרד של עשר עמדות ממוספר כהלכה נפרק ומוצב בשעה וחצי. אותו משרד בלי מספור יכול לקחת שלוש שעות, ולהשאיר את העובדים בבוקר שאחרי מחפשים את המגירה שלהם. זו פעולה שעולה לכם חפיסת מדבקות ושעה של עבודה.
מה אתם עושים ומה אנחנו עושים
בעסק קטן השאלה הזו עולה מיד, כי אין צוות שאפשר להטיל עליו משימות:
| משימה | מי |
|---|---|
| אריזת המסמכים והציוד האישי בכל עמדה | העובד עצמו, בשבוע שלפני |
| פירוק שולחנות, כיסאות וארונות | צוות ההובלה |
| אריזת מסכים ומחשבים בשמיכות ובנייר בועות | צוות ההובלה |
| הובלת הציוד והריהוט | צוות ההובלה |
| הרכבה והצבה במשרד החדש | צוות ההובלה |
| חיבור המחשבים והרשת | ספק ה-IT שלכם, שתתאמו מראש |
הטעות הנפוצה: לתאם את ספק ה-IT ליום שאחרי. עדיף שיגיע בשעתיים האחרונות של הפריקה, כך שאם משהו חסר או לא עובד, מגלים את זה כשעוד אפשר לפתור. על הציוד הטכנולוגי עצמו הרחבנו בהובלת מחשבים ושרתים.
לוח זמנים: ארבעה שבועות
ארבעה שבועות לפני - קביעת תאריך, פנייה לחברת ההובלות, והודעה לספק האינטרנט והטלפוניה. זה הסעיף שגורם לרוב העיכובים, מפני שהתקנת קו בכתובת חדשה עשויה לקחת שבועות ואינה תלויה בכם.
שבועיים לפני - תוכנית ישיבה ממוספרת למשרד החדש, הזמנת ארגזים, והחלטה מה לא עובר: ריהוט ישן, ציוד לא תקין ומסמכים שהגיע זמנם לגריעה.
שבוע לפני - כל עובד אורז את העמדה שלו ומסמן את מספר העמדה החדשה. גיבוי מלא. עדכון הכתובת ברשם החברות, אצל הספקים, באתר, ב"גוגל לעסק שלי" ובחתימות המייל.
יומיים לפני - ריקון מקרר המטבחון, סימון סופי של ארונות התיוק, ואישור שעות המעלית בשני הבניינים.
מסמכים: מה שרלוונטי לקליניקה ולמשרד עורכי דין
בעסקים קטנים שמחזיקים חומר רגיש, ארגזי המסמכים הם התכולה שדורשת הכי הרבה תשומת לב:
- ארגזי מסמכים נאטמים ואינם נשארים פתוחים בשום שלב.
- ארונות תיוק נעולים מועברים נעולים, והמפתח נשאר אצלכם.
- הסימון נעשה בקוד ולא בתיאור התוכן.
- מסמכים שמיועדים לגריסה - הזמן לגרוס אותם הוא לפני ההובלה.
שני דברים שבעל עסק קטן נוטה לשכוח
- מי מחליט ביום עצמו. במשרד קטן אין מנהלת משרד, ואם בעל העסק בפגישה כל הבוקר, הצוות נתקע על שאלות של סנטימטרים. צריך אדם אחד בשטח שמוסמך להחליט.
- חברת הניהול של הבניין. ברוב בנייני המשרדים נדרש תיאום שעות, הזמנת מעלית שירות, ולעיתים הצגת אישור ביטוח צד ג' מראש. אנחנו מטפלים בחלק הזה כחלק מהתיאום, אבל צריך להתחיל אותו מוקדם.
מתי להעביר
ברוב המקרים הכי נוח ביום חמישי אחר הצהריים או בשישי בבוקר, כך שיש חלון לחיבור הציוד לפני יום ראשון. הרחבנו על השיקול הזה בהובלת משרד בסוף שבוע.
אפשרות שמתאימה במיוחד לעסק קטן היא מעבר מדורג: מעבירים קודם ארכיון, ריהוט עודף ומחסן בהובלה קטנה, ורק בסוף את עמדות העבודה הפעילות. כך ההשבתה בפועל מצטמצמת לשעות ספורות. כשהמעבר דחוף, יש גם שירות הובלות דחופות.
איפה אנחנו עובדים
אנחנו מבצעים הובלות בפריסה ארצית, ובמיוחד באזורי המשרדים המרכזיים: תל אביב, רמת גן, גבעתיים, חולון, בת ים, ראשון לציון, פתח תקווה, הרצליה, רעננה, כפר סבא, הוד השרון ונתניה.
מורשים, מבוטחים ומלווים אישית
שניר הובלות היא חברה מורשית עם רישיון מוביל מטעם משרד התחבורה, עם ביטוח תכולה מלא ופוליסת צד ג' - שגם נדרש על ידי חברות הניהול של רוב בנייני המשרדים.
אנחנו מדורגים 5.0 מתוך 5 על סמך מאות ביקורות, ובין לקוחותינו עיריית רמת גן, בית החולים איכילוב, Monday.com, Wix ורשת ארומה. אותה רמת שירות ניתנת גם לקליניקה של חדר וחצי.
מתכננים מעבר משרד? דברו איתנו ונבנה יחד לוח זמנים שלא יעצור את העסק.